Stappenplan contractering

CooL contractering voor geregistreerde leefstijlcoaches

Versie: 1.3
Datum: 4 februari 2021

Onderstaand stappenplan vind je hier als PDF document:

Stappenplan CooL voor geregistreerde leefstijlcoaches v1.3

Dit stappenplan is bedoeld als handreiking voor leefstijlcoaches* die op basis van een KABIZ/BLCN, Kwaliteitsregister Paramedici (NVD, VVOCM) danwel een KNGF of SKF registratie het CooL-programma willen aanbieden als erkende gecombineerde leefstijlinterventie (GLI). Het is opgesteld in een samenwerking tussen verschillende partijen die zich inzetten om CooL en de GLI tot een succes te maken. Omdat er veel nieuw is aan de GLI en veel leefstijlcoaches voor het eerst in aanraking komen met werken binnen de zorgsetting, is het een intensief proces om op te starten met CooL. Er zijn veel vragen, waarbij verschillende partijen stukjes van de puzzel hebben en het voor de leefstijlcoach moeilijk is om te bepalen waar de juiste plek is om antwoorden te krijgen. Niet overal zijn pasklare antwoorden en oplossingen voor, maar met dit document willen we zoveel mogelijk overzicht bieden op basis van de kennis en ervaring die bij ons gezamenlijk aanwezig zijn.

Expertisecentrum Leefstijlinterventies

BLCN

Menzis

Zorg & Zekerheid

Visiom

 

5 november 2019

* “Leefstijlcoach” is geen beschermde titel. De opleiding tot leefstijlcoach is een post HBO opleiding. In Nederland zijn zowel paramedici (oefentherapeuten, diëtisten, fysiotherapeuten) actief als leefstijlcoach als ook leefstijlcoaches met een andere HBO-achtergrond. In dit document wordt gemakshalve de term “leefstijlcoach” zonder verdere toevoegingen gebruikt.

Vereisten aanbieden CooL als erkende GLI

Om CooL te kunnen aanbieden, moet je aan een van de volgende kwalificaties voldoen:

  • Leefstijlcoach opgenomen in kwaliteitsregister leefstijlcoaches bij KABIZ óf
  • Diëtist of oefentherapeut opgenomen in Kwaliteitsregister Paramedici (KP) met aantekening “leefstijlcoach” óf
  • Fysiotherapeut opgenomen in register van KNGF of SKF met aantekening “leefstijlcoach”
  • Én het volgen van het startpakket (bestaande uit een e-learning en een startinstructie) en het afsluiten van een licentieovereenkomst.

Als je een hbo- of wo-vooropleiding hebt en een geaccrediteerde opleiding tot leefstijlcoach hebt afgerond, of het individuele accreditatieproces hebt doorlopen, kun je lid worden van de BLCN. Dat lidmaatschap geeft je de mogelijkheid om je aan te melden voor het kwaliteitsregister leefstijlcoaches bij KABIZ.

 

Voorbereiding CooL

AGB-code
Op de website www.agbcode.nl vraag je een agb-code aan. Naast je agb-code als uitvoerder heb je voor het individueel contracteren met zorgverzekeraars ook een agb-code voor je praktijk (bedrijf) nodig. Indien je via de zorggroep gecontracteerd bent, loopt je declaratie via de zorggroep en wordt de agb-code van de betreffende zorggroep hiervoor gebruikt.

Voor het aanvragen van je agb-code als praktijk heb je een inschrijvingsnummer van de KvK nodig en je bewijs van inschrijving bij de BLCN.

 

  • De in Kabiz geregistreerde leefstijlcoach (BLCN) heeft AGB-code 9038.
  • De in KP geregistreerde oefentherapeut – leefstijlcoach heeft AGB-code 0718.
  • De in KP geregistreerde diëtist – leefstijlcoach heeft AGB-code 2402.
  • De bij KNGF / SKF geregistreerde fysiotherapeut – leefstijlcoach heeft AGB-code 0477.

 

Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en klachtenregeling

Als leefstijlcoach binnen de zorg heb je een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en aansluiting bij een klachtenregeling nodig. Als je als lid inlogt op de website van je eigen beroepsvereniging vind je daar informatie over gunstige en passende regelingen. Op de website van de BLCN vind je informatie over twee gunstige en passende regelingen die zijn georganiseerd voor leefstijlcoaches, namelijk voor een verzekering bij de VvAA en aansluiting bij het Klachtenportaal Zorg.

Startinstructie en licentie
Voordat je het CooL-programma kan opstarten, ben je verplicht het startpakket van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies te volgen. Dit startpakket bestaat uit een e-learning gevolgd door een digitale startinstructie. Zo word je geïnformeerd over de kaders van CooL en de landelijke samenwerking om het programma succesvol uit te voeren. Voor meer informatie, data en plaatsen: www.leefstijlinterventies.nl/startinstructie/
Besluit je daarna om het CooL-programma zelf te gaan uitvoeren, dan schaf je op persoonlijke titel de jaarlicentie aan. Hierover krijg je informatie vanuit het Expertisecentrum. De jaarlicentie is verplicht als je het CooL-programma bij zorgverzekeraars wilt declareren. Met de jaarlicentie verbind je je aan de taken die je als uitvoerder hebt om de kwaliteit van het CooL-programma te borgen: resultaatmeting, doorontwikkeling, intervisie en naleven van de randvoorwaarden.

Na aanschaf van je licentie word je geregistreerd als licentiehouder en kan je starten met een CooL-programma.

Contractering zorgverzekeraars 

Als leefstijlcoach kun je theoretisch op drie manieren de door jou geleverde zorg declareren;

  1. Aan de deelnemer.
  2. Aan de zorggroep.
  3. Aan de zorgverzekeraar.

Deze keuzes hebben gevolgen voor de wijze van contractering.

 

Ad. 1.  Aan de deelnemer; contractvrij werken.

Dit is zowel voor jouw klant als voor jou de meest omslachtige route, maar het is een optie wanneer de zorggroep of de zorgverzekeraar geen overeenkomst met je wil afsluiten. Jouw nota stuur je naar de deelnemer die hem vervolgens betaalt. De deelnemer kan deze nota declareren en afhankelijk van het beleid van de zorgverzekeraar ontvangt de deelnemer een vergoeding die kan oplopen tot 100% van het NZA maximum tarief. Meestal is de restitutie aan jouw deelnemer minder dan 100%. De deelnemer moet de rest dan zelf bijleggen. Aan jou is vervolgens de keuze of je de deelnemer de rest laat betalen of dat je hem dat kwijtscheldt. Ook kan je overwegen om deze deelnemer te weigeren of door te verwijzen naar een andere leefstijlcoach die onder contract van een zorggroep in een aangrenzende regio werkt. Zorg dus dat je weet hoe je kunt omgaan met verzekerden van verschillende verzekeraars, bijvoorbeeld of er een route is dat je eerst individueel bij de betreffende zorgverzekeraar om toestemming moet vragen.

 

Ad. 2. Aan de zorggroep; contractering GLI via een zorggroep.

De zorgverzekeraars sluiten het liefst een contract af met een zorggroep, waarbij de leefstijlcoach als onderaannemer fungeert voor het uitvoeren van de GLI. Het doel hiervan is aansluiten op de ketenzorg en het versterken van de regionale eerste lijn infrastructuur.

 

Tot op heden koopt nog niet elke zorggroep de GLI in om diverse redenen. In die regio’s bieden de meeste zorgverzekeraars ook vrijgevestigde leefstijlcoaches de mogelijkheid een contract aan te vragen (zie hieronder bij ad. 3). Let er altijd goed op onder welke voorwaarden (waaronder het tarief) je als onderaannemer aan het werk gaat en hoe declaratie en betaling zijn geregeld.

 

In de oriënterende fase neem je als leefstijlcoach contact op met de regionale zorggroep om na te gaan of deze overeenkomsten sluit met verzekeraars voor organisatie en uitvoering van de GLI en specifiek voor CooL. Zorggroepen die de GLI al gecontracteerd hebben zijn te vinden op de zorgvinders van de zorgverzekeraars: https://www.loketgezondleven.nl/leefstijlinterventies/gecombineerde-leefstijlinterventie/erkende-gli-basisverzekering. Contracteert de zorggroep CooL, dan maakt de leefstijlcoach afspraken met de zorggroep over inzet. De leefstijlcoach contracteert dan dus niet met zorgverzekeraars, maar sluit een overeenkomst voor uitvoering en declaratie van een erkende GLI-interventie met de zorggroep.

 

Zorggroepen onderhandelen niet altijd het maximale tarief voor de GLI uit met de zorgverzekeraar. Ook houdt de zorggroep vaak een percentage van de uitbetaalde vergoeding in als overhead. 10% is een veel gehoord percentage. Kijk ook goed of je maandelijks of per kwartaal betaald wordt. De verzekeraar keert per kwartaal naar de zorggroep uit. Zorg dat alle afspraken duidelijk zijn en op papier staan voor je start.

 

Sinds 2020 geldt voor de zorggroepen het zogenoemde “volgbeleid” waarbij dus alleen gecontracteerd hoeft te worden met de preferente zorgverzekeraar uit de regio (de andere verzekeraars volgen die afspraken).

Ad. 3. Aan de zorgverzekeraar; rechtstreekse contractering GLI bij zorgverzekeraars

Biedt de regionale zorggroep de GLI niet aan, of biedt de zorggroep alleen een andere GLI dan CooL aan, dan kan door geregistreerde leefstijlcoaches met een CooL-licentie een eigen overeenkomst worden aangevraagd. Sommige verzekeraars stellen aanvullende voorwaarden waardoor het voor leefstijlcoaches niet mogelijk of zeer moeilijk is om rechtstreeks te contracteren. In die regio’s ontstaat helaas een complexe situatie waar geen pasklare oplossingen voor zijn.

 

  1. Maak een lijstje van de zorgverzekeraars bij wie je wilt contracteren. Een overzicht inclusief onderliggende labels vind je hier: https://www.zorgwijzer.nl/faq/welke-zorgverzekeraars-zijn-er en andere nuttige informatie vind je hier. Je contracteert alleen met het hoofdlabel. Voor de zorggroepen geldt vanaf 2020 een volgbeleid waarbij dus alleen gecontracteerd hoeft te worden met de preferente zorgverzekeraar uit de regio (de andere verzekeraars volgen die afspraken). Voor individuele contracten met de uitvoerders is dit helaas niet afgesproken. Dat betekent dat je met alle zorgverzekeraars apart afspraken moet maken.
  2. Verdiep je in de inkoopvoorwaarden en de randvoorwaarden voor de uitvoering per verzekeraar, zodat je weet wat er van je verwacht wordt. Als voorbeeld: sommige zorgverzekeraars stellen eisen aan de gespreksruimten en groepsruimte, andere zorgverzekeraars stellen een minimale en/of maximale groepsgrootte en weer andere zorgverzekeraars hanteren specifieke exclusiecriteria.
  3. Je vraagt als leefstijlcoach een toegangscode / profiel aan voor het VECOZO Zorginkoop portaal. Dit portaal wordt door verschillende zorgverzekeraars gebruikt voor communicatie en contractering met zorgverleners. Andere zorgverzekeraars contracteren de GLI (nog) via papieren contracten. In dat geval kun je per email of telefoon contact opnemen met de zorgverzekeraar om een contract op papier aan te vragen.
  4. Volg de instructies van VECOZO op om te komen tot de benodigde certificaten voor zorgcontractering.
  5. Meld vroegtijdig bij de zorgverzekeraars -met wie je wilt contracteren- dat je met hen een contract wilt sluiten. Vaak is daarvoor een online formulier beschikbaar, bijvoorbeeld https://www.menzis.nl/zorgaanbieders/contact/formulier/zorgaanbieders-vraag. Vermeld je AGB-code, je registratiecode van KABIZ en geef aan dat je het CooL programma als erkende GLI wilt gaan aanbieden. Geef daarbij tevens aan met welke zorggroep -die de GLI niet contracteert- je contact hebt gehad. Elke zorgverzekeraar reageert daarop met het starten van zijn eigen contracteringsproces. Bij zorgverzekeraars die aangeven via VECOZO te werken, geef je ook aan dat je daar reeds een certificaat hebt.
  6. Via het VECOZO-Zorginkoop portaal dien je in de zogenaamde ‘uitvraagmodule’ een vragenlijst in te vullen. Na controle van de vragenlijst volgt het contract aanbod in het VECOZO-Zorginkoop portaal (Contracteermodule). De handtekening wordt digitaal gezet, daarna is de overeenkomst gesloten.
  7. Bij zorgverzekeraars die niet via VECOZO werken, ontvang je een contract per post.
  8. Los van het contract moet je ook het rekeningnummer voor uitbetaling doorgeven aan elke zorgverzekeraar. Voorbeeld van Menzis: https://www.menzis.nl/zorgaanbieders/formulierenpagina > kies: wijzigingsformulier IBAN Nummer.

 

Declaratie

Declaratie bij zorgverzekeraars vindt geautomatiseerd plaats. Hiervoor heb je software nodig die volgens de paramedische standaard (PM304) gegevens kan doorgeven aan VECOZO. Er wordt actief gewerkt aan passende oplossingen voor leefstijlcoaches door verschillende partijen, waaronder Monter Leefstijl, Evry en Vital10. Onderling uitwisselen van mogelijkheden en ervaringen kan zorgen dat je zicht krijgt op wat bij jou past. Daarna leer je het softwareprogramma kennen waar je een licentie voor genomen hebt. Let op: niet alle softwareprogramma’s die het declaratieproces ondersteunen, voldoen aan de eisen voor een digitale CooL resultaatmeting. Mocht je dat wel wensen, houd dan de website en de nieuwsbrief van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies in de gaten. Daarin wordt melding gedaan van software die -naast de declaratie- ook de resultaatmeting kan ondersteunen.

Voor de declaratie van CooL zorgprestaties zijn vaste codes die gelden voor alle verzekeraars:

8000      Intake GLI

8017      Behandelfase 1 CooL

8018      Behandelfase 2 CooL

8019      Behandelfase 3 CooL

8020      Behandelfase 4 CooL

8021      Onderhoudsfase 1 CooL

8022      Onderhoudsfase 2 CooL

8023      Onderhoudsfase 3 CooL

8024      Onderhoudsfase 4 CooL

 

Aan het declaratieproces zijn een aantal voorwaarden verbonden:

  1. Houd er rekening mee dat je het basisprogramma in vier kwartalen declareert (ook al duurt het op papier 8 maanden). De kwartaaltelling start op de datum van je eerste groepssessie en is dus per groep verschillend. Hier is in de wettelijke regelingen voor gekozen om praktische redenen. Het heeft consequenties voor je planning in relatie tot de declaratie en je vindt hiervoor een handige planningstool op het besloten deel van de CooL-website.
  2. Er is minimaal één face-to-face contactmoment met een specifieke deelnemer nodig om een kwartaal te kunnen declareren (dat kan een groepsbijeenkomst of een individueel gesprek zijn). Als je je basisprogramma verdeelt over 9 maanden en het afrondende gesprek net in maand 10 laat vallen, kun je alle delen van het basisprogramma declareren, ook als je deelnemer onverhoopt niet verder gaat met het onderhoudsprogramma.
  3. De intake mag worden gedeclareerd zodra je deze hebt uitgevoerd.
  4. Je kan een kwartaal declareren als dat kwartaal afgesloten is.
  5. Als een deelnemer uitvalt dan kan het volgend kwartaal voor die deelnemer niet meer gedeclareerd worden.
  6. Indien je een contract hebt met een zorggroep maak dan goede afspraken over het tijdstip van declareren.
  7. Indien je zelf contracten met zorgverzekeraars hebt, houd er dan rekening mee dat er verschillende uiterste declaratietermijnen kunnen gelden, variërend van 6 maanden tot 12 maanden na afloop van het kwartaal of de intake.

 

Uitvoering CooL

Indien je als uitvoerder werkt voor een zorggroep, stem je met de zorggroep af over de toeleiding van deelnemers, de planning van je programma en de terugkoppeling naar de huisarts. De informatie die hierna volgt is deels relevant voor leefstijlcoaches die via hun eigen contract werken en deels voor alle leefstijlcoaches die CooL uitvoeren.

Verwijzing en aanmelding deelnemers

Heb je zelf gecontracteerd, dan ben je vindbaar via zorgvinders en melden mensen zich waarschijnlijk rechtstreeks bij je, per telefoon of e-mail. Ook huisartsen kunnen contact opnemen omdat ze iemand willen doorverwijzen.

Wil je goed vindbaar zijn voor verwijzers en verwijzingen gemakkelijk binnenkrijgen, dan is een aansluiting bij Zorgdomein een optie. Kosten zijn per maand € 10 voor de locatie en € 6 voor elke zorgverlener die daar actief is. Regionale samenwerking met collega’s voor de aansluiting kan schelen in kosten, maar vraagt wel om een passende organisatievorm. Wie onder contract werkt bij een zorggroep, wordt vaak aangesloten op het in de regio gebruikte informatiesysteem (HIS) en soms is er dan geen aansluiting op Zorgdomein nodig, omdat verwijzingen via het HIS verlopen.

Tips:

  • Noteer als een belangstellende belt de naam, e-mailadres, telefoonnummer, zorgverzekeraar, huisarts en eventueel de gewenste dagdelen groepsbijeenkomsten en alvast BSN nummer en geboortedatum, zodat je direct praktische vraagstukken over deelname op kunt merken en informatie daarop kunt aanpassen.
  • Houd het telefoongesprek kort en stuur een e-mail met informatie over het programma en de gegevens die in de verwijzing van de huisarts moeten staan. Vertel deelnemers die zelf bellen, dat ze een verwijzing van de huisarts moeten regelen. Stuur eventueel een voorbeeld verwijsbrief per mail naar de deelnemer.
  • Maak pas een afspraak voor een intake als de deelnemer de informatie heeft gekregen en een verwijzing van de huisarts heeft.
  • Doe als je zelf contracteert/declareert voorafgaand aan de intake een COV check (Controle op Verzekering) binnen VECOZO. Hiervoor heb je geboortedatum en BSN nummer van de deelnemer nodig. Hiermee kun je controleren of de deelnemer in Nederland verzekerd is, zodat je daadwerkelijk kunt declareren. Als zorgverlener ben je hier zelf verantwoordelijk voor.

Op de verwijsbrief moeten de volgende gegevens staan om te kunnen declareren:

Naam……………………………………………………………………………..                               M/V

Adres………………………………………………………………………………

Geboortedatum…………………………………………………………….

Telefoonnummer…………………………………………………………….

Emailadres……………………………………………………………………….

BSN………………………………………………………………………………….

Verzekering…………………………………………………………………….

Relatienummer verzekering………………………………………………

 

Reden van doorverwijzing:
Overgewicht, te hoge BMI, eventuele aan overgewicht gerelateerde klachten en de motivatie

Vermeld:
“verwijzing voor GLI (gecombineerde leefstijlinterventie) en/of CooL-programma”

 

Naam huisartspraktijk………………………………………………………..

Naam praktijkondersteuner/huisarts……………………………………

Telefoonnummer praktijk……………………………………………………

E-mailadres praktijk……………………………………………………………….

AGB code huisarts.………………………………………………………………..
E-mailadres huisarts……………………………………………………………..

 

Handtekening…………………………………………………………… 

Datum…………………………………………………………………….

 

Contact huisartsen en praktijkondersteuners (POHs)

Als uitvoerder van de GLI stem je altijd af met de huisartsen waar je cliënten van verwacht over de toeleiding van deelnemers, de planning van je programma en over de terugkoppeling naar de huisarts. De deelnemer die de GLI wil gaan volgen heeft altijd een verwijzing van de huisarts nodig.

Na intake, na basisprogramma en na onderhoudsprogramma en bij tussentijdse uitval koppel je terug naar de huisarts. Let hierbij op de Wet AVG. Je kan terugkoppelen via beveiligde systemen, een brief versturen per post of meegeven aan deelnemers. Doe dat laatste alleen als je zeker weet dat ze de brief bij hun huisarts afgeven.

De GLI en CooL zijn mogelijk nog relatief onbekend bij huisartsen en praktijkondersteuners. Zorg voor goede informatiematerialen voor verwijzer en patiënt, ga in gesprek met huisartsen en POH’s in je werkgebied. Materialen hiervoor zijn te vinden op het besloten deel van www.leefstijlinterventies.nl

Plannen van een groepsstart
Na de aanschaf van een CooL-jaarlicentie krijg je toegang tot het gedeelte van de website van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies met informatie voor licentiehouders. Daar vind je verschillende hulpmiddelen, waaronder een planner voor je groepsbijeenkomsten.

Intake

Bij je intake moet je de CooL-resultaatmeting van het Expertisecentrum Leefstijlinterventies laten invullen door je deelnemer. Het is een uitgebreid formulier, dat gecombineerd is met intakevragen om de leefstijlcoach te helpen een samenhangend gesprek te voeren en veel relevante informatie vast te leggen. Laat de toestemmingsverklaring en intakeformulier/resultaatmeting ELI bij voorkeur vooraf invullen om tijd te besparen. Beide formulieren vind je op het besloten deel van www.leefstijlinterventies.nl.

Daarnaast vul je tijdens de intake ook het GLI-register in dat naar verwachting in 2021 in gebruik wordt genomen. Dit is een landelijke database die wordt beheerd door het RIVM in opdracht van het ministerie van VWS. De uitvoering ervan is in handen van MRDM. Uitvoerders die in het AGB-register een aantekening leefstijlcoaching hebben worden automatisch uitgenodigd voor deelname aan dit verplichte register. Deze verplichte meting wordt herhaald na afloop van het basisprogramma en na afloop van het onderhoudsprogramma (of eerder bij tussentijdse uitval).

Voor je intake heb je naast het formulier ook een geijkte weegschaal en een meetlint voor buikomtrek nodig.

Let erop dat er maximaal 3 maanden tijd mag zitten tussen de intakes en de start van de groepsbijeenkomsten.

Checklist intake:

  • Resultaatmeting doornemen, voorzien van een uniek nummer per deelnemer voor anonieme verwerking. Je houdt zelf een beveiligde lijst bij waarin de koppeling wordt gemaakt tussen de namen van de deelnemers en hun unieke nummer. Dit noemen we de subject master list.
  • Akkoordverklaring CooL laten tekenen.
  • Akkoordverklaring GLI-register laten tekenen.
  • GLI-register invullen met de deelnemer.
  • Verwijsbrief in ontvangst nemen en controleren op volledigheid data
  • Motivatiecheck voor 2 jaar programma volgen
  • Wegen en middelomtrek meten, noteren in resultaatmeting-lijst en uitleg over metingen meegeven
  • Overzicht meegeven van jouw CooL-programma met alle data.

Buurtsportcoach

In het CooL-programma moet een link worden gelegd naar beweegmogelijkheden in de eigen leefomgeving. Een concrete invulling daarvan is het betrekken van de buurtsportcoach (ook wel beweegmakelaar of combinatiefunctionaris genoemd) bij één of meer bijeenkomsten. Zorg dat je deze professional kent en een rol geeft binnen je programma. Het doel van de aanwezigheid van de buurtsportcoach is: overzicht bieden van lokaal aanbod van passende beweegopties aansluitend op behoefte van de deelnemers. En advies op maat geven aan de deelnemers n.a.v. hun persoonlijke situatie.

Groepsbijeenkomsten

Houd een presentielijst met handtekeningen bij om in geval van controle te kunnen aantonen dat mensen daadwerkelijk hebben deelgenomen. Bij online sessies kun je als alternatief een screenprint maken waarop zichtbaar is wie aanwezig is.

Individuele gesprekken

Maak een (zeer) kort gespreksverslag en neem dat op in je administratie. Let op Wet AVG bij je wijze van opslaan.

Tussentijdse uitval

Laat indien mogelijk de resultaatmeting CooL en het GLI-register invullen. Stuur een terugkoppeling naar de huisarts met datum en reden van uitval.

Overzicht vaste kosten voor alle leefstijlcoaches die CooL uitvoeren:

Kosten die samenhangen met je professionele beroep als leefstijlcoach:

  • Inschrijving KvK (eenmalig)
  • Lidmaatschap BLCN
  • Register KABIZ per 5 jaar
  • Beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
  • Aansluiting klachtenregeling zorg (optioneel)

 

Kosten die samenhangen met het uitvoeren van CooL:

  • Startinstructie en licentie CooL
  • Aansluiting klachtenregeling zorg (noodzakelijk)

Bij zelfstandig contracteren komt daarbij:

  • Softwarepakket voor declaratie met PM304 met aansluiting op VECOZO